採用代行は自社に合う？メリット・デメリットと向いている企業の見極め方を徹底解説

 

求人を出しても応募が集まらない。採用にかけるお金は年々増えているのに、なかなか採用に結びつかない。気づけば、採用のことを考えるだけで担当者も自分も疲れてしまっている。そんな状況に、心当たりはないでしょうか。

 

こうした行き詰まりの背景には、採用を「どの媒体に出すか」という話だけで考えてしまい、応募が集まって採用が決まるまでの流れそのものを見直せていない、という共通点があります。そこで選択肢に挙がるのが、採用業務をプロに任せる「採用代行（RPO）」です。

ただし、採用代行はどんな会社にも効くわけではありません。この記事では、採用代行のメリットとデメリットを正直に整理したうえで、どんな企業に向いているのか、そして自社が導入すべきかをどう判断すればいいのかまで、具体的にお伝えします。

この記事を書いているスリーカウントについて

改めて、私たちスリーカウント株式会社について少しだけお話しさせてください。私たちは、WEBマーケティングを専門とし、これまで全国で700社以上の集客・採用支援に携わってきました。

 

採用の領域では、Indeedのブロンズパートナー、求人ボックスのDouble Star認定、スタンバイの公式代理店として、求人原稿の作成から媒体運用、採用サイトの制作・改善までを一気通貫でお手伝いしています。「求人広告を出しても応募が集まらない」「採用コストが高騰している」「人材紹介に頼りきりになっている」といった中小企業ならではの課題に対し、単に業務を肩代わりするのではなく、応募が集まる流れづくりから一緒に取り組んできました。

 

本記事では、そうした現場での経験をもとに、採用代行を「使うべきかどうか」をご自身で判断できるよう、メリット・デメリットから向いている企業の特徴までお伝えしていきます。まずは、採用代行とは何かを整理するところから始めましょう。

 

▶ スリーカウントの採用代行について詳しくはこちらをご覧ください。 採用のプロが、忙しいご担当者様に代わって採用を進める採用代行サービス

採用代行（RPO）とは？まずは基本を整理する

採用がうまくいかないとき、多くの企業はまず「どの媒体に出すか」を考えます。ただ、媒体を変えても応募が増えない、増えても採用につながらないという状況が続いているなら、問題は媒体選びの一歩手前にあることが少なくありません。そこで選択肢に挙がるのが、採用業務そのものを外部の専門会社に任せる採用代行（RPO）です。この章では、採用代行とは何か、どこまで任せられるのか、そして混同されやすい人材紹介や派遣とどう違うのかを整理します。判断材料として、まず全体像をつかんでください。

採用代行（RPO）の定義

採用代行（RPO：Recruitment Process Outsourcing）とは、企業の採用業務の一部、または全部を外部の専門会社に委託するサービスのことです。RPOという英語表記で紹介されることも増えてきました。

 

ポイントは、単に応募者を紹介してもらうサービスではない、という点です。採用のプロが企業の「採用チームの一員」として中に入り、応募を集める段階から選考、内定までを一緒に進めていく。そんなイメージが近いと思います。

 

実際に活用されているのは、たとえば次のような状況です。

• 採用担当者が足りていない、あるいは他業務と兼任で手が回らない

• 求人を出しても応募が集まらない

• 面接日程の調整や応募者対応に追われ、肝心の採用方針を考える時間がない

• 採用のノウハウが社内に残っていない

 

近年は事務作業の代行だけでなく、採用方針づくりや応募者を集める施策の改善、データ分析にもとづく提案まで踏み込むサービスが主流になっています。

採用代行で委託できる業務範囲

採用代行のいいところは、必要な業務だけを切り出して任せられる点にあります。「すべてを丸ごと」ではなく、自社で手が回らない部分だけをピンポイントで補えるわけです。委託できる業務は、おおむね次の4領域に分かれます。

• 方針づくりまわり：採用計画の立案、求める人物像の整理、採用目標（KPI）の設計

• 応募を集める部分：求人媒体の選定・運用、求人原稿の作成・改善、スカウト配信、採用サイトや採用SNSの改善・運用

• 選考の実務：応募者対応、書類選考、面接日程の調整、合否連絡

• 改善・分析：応募から内定までの数値分析、歩留まりの改善提案

 

たとえば「繁忙期だけ応募者対応をお願いする」「媒体運用だけ任せる」といった部分的な使い方もできます。だからこそ、自社のどこが詰まっているのかが見えていれば、採用代行はかなり柔軟に効いてくるサービスなのです。

人材紹介・人材派遣との違い

採用代行を検討すると、必ずといっていいほど「人材紹介や派遣と何が違うの？」という疑問にぶつかります。名前は似ていても、役割も仕組みもまったくの別物です。

 

項目	採用代行（RPO）	人材紹介	人材派遣
役割	採用業務そのものを代行・支援	候補者を紹介する	人材を派遣する
料金の考え方	月額固定・業務委託型が中心	採用成功時の成功報酬型	派遣料金（時間単位）
採用の主体	自社	自社	派遣会社
社内へのノウハウ	残りやすい	残りにくい	残りにくい
向いている場面	採用力そのものを底上げしたい	すぐに人材を確保したい	一時的な人手不足を補いたい

 

いちばんの違いは、人材紹介が「候補者を連れてくるサービス」なのに対し、採用代行は採用のやり方そのものを一緒に改善していくサービスだという点です。すぐに1人ほしいなら人材紹介が早い。一方で、応募が安定しない、採用が特定の人に依存している、コストが膨らみ続けているといった課題があるなら、その場しのぎより、採用のやり方を立て直すほうが結局は早い、というケースが多いのです。

 

なお、料金面での比較（人材紹介とどちらが安く済むか、相場はいくらか）は、別記事で詳しくまとめています。

 

▶ 費用の目安や料金体系を先に知りたい方はこちらをご覧ください。 採用代行の費用目安は？料金体系・依頼内容別の相場を解説

採用代行を導入する5つのメリット

採用代行（RPO）の価値は、「面倒な作業を外に出せる」ことだと思われがちですが、実際にはもう少し奥にあります。任せることで手が空くのはもちろん、採用の成果そのものが変わってくることが本当のメリットです。ここでは、実際に多くの企業が実感している5つのメリットを、順番に見ていきます。なぜそうなるのかという理由まで添えるので、自社に当てはまるかを考えながら読んでみてください。

① 採用にかかるコストが最適化される

外注費がかかるぶん、コストは増えるのでは、と感じる方は多いと思います。ただ実際には、採用にかかるお金の総額がむしろ下がるケースが少なくありません。

 

理由はシンプルで、これまで成果が出ていなかった部分のムダが減るからです。たとえば反応の薄い媒体への出稿をやめる、人材紹介への依存を見直す、スカウトの返信率を上げる。こうした見直しを積み重ねると、1人あたりの採用単価は下がっていきます。

 

特に、人材紹介経由の採用が多い企業ほど効果は出やすい傾向があります。人材紹介は採用が決まるたびに成功報酬（一般的には年収の3割前後）が発生するため、採用人数が増えるほどコストが積み上がっていくからです。応募を自社で集められる状態をつくれれば、その積み上がりを抑えられます。安くするのが目的ではなく、かけたお金がきちんと採用につながる状態に変えていく、というのが本質的なメリットです。

② 採用のスピードが上がる

採用では、スピードがそのまま結果を左右します。いい人ほど複数社から声がかかっていて、決断も早い。連絡が一日遅れただけで、他社に決まってしまうことは珍しくありません。

 

採用代行を入れると、応募者への返信、面接日程の調整、合否連絡といった「止まりがちな工程」が一気に流れるようになります。どこで時間がかかっているのかを見つけて、そこを詰めていくからです。実際、面接調整が遅い、書類選考が溜まっている、といった企業ほど、採用が決まるまでの期間は目に見えて短くなります。優秀な人を「待たせて逃す」状況から抜け出せるわけです。

③ 専門ノウハウで応募の「質」が上がる

応募はたくさん来ればいい、というものではありません。本当に大事なのは、自社が求める人物像に近い人がどれだけ応募してくれるかです。

 

ここで効いてくるのが、採用代行会社が持つ職種ごとの市場感や、媒体それぞれのクセ、響くスカウト文面といった知見です。同じ求人でも、どんな言葉で、どの媒体で、誰に向けて出すかによって、集まってくる人はまったく変わります。求める人物像をはっきり言葉にしたうえで、その人に届く出し方へ寄せていくと、ただ応募数が増えるのではなく、自社に合った人がきちんと応募してくる状態に近づきます。応募の中身が変われば、選考の通過率や内定の承諾率も自然と上がり、入社後のミスマッチも減っていきます。

④ 採用業務が「人に依存しない」状態になる

多くの会社で、採用は「特定の担当者頼み」になっています。面接の評価基準があいまい、担当者によって対応の質がバラバラ、その人が抜けたら引き継げない。これでは、うまくいっても次につながりません。

 

採用代行を通じて、採用目標の決め方、選考基準、応募から内定までの流れ、データの管理方法といったものが形になっていくと、採用が「あの人がいるからできる」状態から「誰がやっても回る」状態へと変わっていきます。これから採用人数を増やしていきたい成長中の企業ほど、早めに手を打っておく価値があります。

⑤ 「採用マーケティング」の視点が手に入る

ここが、単なる業務代行と一番違うところです。

 

そもそも、いまの採用は「求人を出して待つ」だけでは成果が出にくくなっています。集客の世界ではSEOも広告もSNSも当たり前に使って改善するのに、採用となると「ハローワークに出す」「Indeedを使う」といった媒体の話で止まってしまう企業がまだまだ多い。採用は、集客に比べてマーケティングの考え方がだいぶ遅れているのです。

 

採用代行のなかでも、ここに踏み込めるパートナーは強い。応募経路ごとの効果を測る、採用サイトやSNSといった自社メディアと求人媒体を連動させる、応募者目線で「小さな違和感」を一つずつ消していく。こうした地道な改善で、感覚ではなく数字にもとづいて採用を良くしていけます。媒体への露出（アクセス）を増やすだけでなく、応募につながる率そのものを上げていく。この両輪を回せることが、採用代行の一番の価値だと考えています。

 

▶ 採用マーケティングという考え方は、こちらの記事で詳しく解説しています。 採用マーケティングとは？応募が来ない原因と、業種を問わず応募を増やす方法

【事例紹介】採用代行で成果が出た企業例

ここまでメリットをお伝えしてきましたが、実際にどう変わるのかは、事例を見ていただくのが一番わかりやすいと思います。先ほど触れたとおり、採用代行で任せられる範囲は、応募者対応や媒体運用だけでなく、採用サイトやSNSの改善まで含まれます。ここでは、スリーカウントがそうした採用全体の支援を行い、状況が実際に動いた3社をご紹介します。いずれも、作業を肩代わりしただけではなく、採用のやり方そのものを一緒に見直した結果です。

ケース① 応募ゼロに近かった建設業が、媒体頼みから抜け出した

ある注文住宅の建築会社では、複数の求人媒体を使っていたものの、応募がほとんど来ず、費用ばかりがかさんでいる状態でした。

 

そこで、自社の採用サイトの制作、Indeed広告の運用、そして採用全体の伴走支援を進めました。結果として、それまでほぼ来なかった応募が集まるようになり、面接、そして採用にもつながりました。何より大きかったのは、採用サイトという「自社の受け皿」を持てたことで、媒体に頼り続けなくても応募が生まれる状態に近づいたことです。媒体費というムダが減り、採用のボトルネックそのものが解消されました。

ケース② 急成長中の企業が、応募数を大きく伸ばした

保育・介護分野で新規事業の立ち上げを控えていた企業では、人材採用が急務になっていました。

 

採用サイトのリニューアルと運用改善、応募までの導線づくりを目的に採用代行を導入したところ、自社サイト経由の応募シェアが10%未満から最高19%まで向上しました。月間の応募数も、約650件から平均で約890件、最高では約1,000件まで伸びています。応募数が増えたことで採用活動全体の回転が上がり、組織の拡大をスピーディに進める原動力になりました。

ケース③ 属人的だった採用を、社内で回せる体制に変えた

会計・税務分野のある企業では、採用や集客がもともと属人的で、成果が安定しない状態でした。

 

採用サイトやSNS広告、Indeedの運用代行に加えて、採用方針づくりから社内の運用体制づくりまで一緒に取り組みました。その結果、自社サイト・Indeed・SNSを連動させて運用できる体制が社内に整い、担当者の方からは、戦略づくりから丁寧に支援してもらえたこと、応募する側の視点を理解できてミスマッチを避けられるようになったこと、そして社内で運用を続けられる体制が整い負担が大きく減ったことなどを、成果として挙げていただいています。作業負担が減っただけでなく、採用を自分たちで続けられる状態になったことが、最大の成果でした。

採用代行のデメリットと注意点

ここまでメリットを中心にお伝えしてきましたが、採用代行（RPO）はどんな企業にも万能というわけではありません。導入前に弱点を知っておくことが、失敗を避ける一番の近道です。この章では、実際に起こりやすい注意点を正直にお伝えします。あわせて、それぞれをどう避けるかもセットで触れるので、自社で防げそうかを考えながら読んでみてください。

コストが割高になってしまうケース

採用代行は月額固定やプロジェクト単位の費用が中心のため、採用人数が少ないと、1人あたりのコストが割高に感じられることがあります。

 

具体的には、年間の採用が1〜2名程度、採用活動が常時発生しない、スポットで一度だけ採りたい、といった場合です。こうしたケースでは、採用が決まったときだけ費用が発生する人材紹介のほうが合理的なこともあります。避けるコツは、「全部任せる」と決めつけないこと。自社のどこが詰まっているかに合わせて委託する範囲を絞れば、ムダなコストは抑えられます。

社内にノウハウが残りにくい場合がある

外部に任せきりにすると、契約が終わったときに「結局、社内には何も残らなかった」となりかねません。採用方針をすべて丸投げしている、データの中身を共有してもらっていない、改善の理由を社内で理解していない。こうした状態だと、支援が終わった途端に成果が維持できなくなります。

 

ただ、これはサービスそのものの問題というより、任せ方の問題であることがほとんどです。定例での報告、数値の共有、改善の意図の説明を続けてくれる伴走型のパートナーであれば、むしろ社内に採用の知見が溜まっていきます。大事なのは「丸投げ」ではなく「一緒に進める」という姿勢です。

認識のズレで成果が出ないことがある

意外と多いのが、企業側と代行会社の間で求める人物像のすり合わせが足りず、採用がかみ合わないというケースです。「こういう人がほしい」という前提が共有できていないと、集まってくる応募が少しずつズレていきます。

 

これを防ぐには、最初の段階で「どんな人を、なぜ採りたいのか」を言葉にして共有しておくことが欠かせません。任せたあとも、応募の傾向を見ながらこまめに方向を確認できる相手かどうかが、成果を大きく左右します。

応募の数より「採用後のミスマッチ」に注意する

応募が増えること自体はうれしいのですが、人物像づくりがあいまいなまま数だけを追うと、入社後に「思っていた人と違った」というミスマッチや、早期離職につながることがあります。採用は、決まって終わりではなく、定着して初めて成果になるからです。

 

ここでも効くのは、採りたい人物像をはっきりさせておくことです。応募者目線で仕事内容や働く環境を正直に伝え、入社前と入社後のギャップを小さくしておく。質を意識した見極めができるパートナーかどうかが、ここでも問われます。

失敗しない採用代行の選び方

最後に、注意点の多くは「どの会社と組むか」で防げる、ということもお伝えしておきます。採用代行で失敗する企業の多くは、サービス内容を比べずに契約してしまっています。見極めるべきは、価格よりも作業を代行するだけの会社か、採用のやり方まで一緒に良くしてくれる会社かという点です。

 

依頼前に、次のポイントを確認しておくと安心です。

• 自社の採用課題がはっきりしているか

• 任せたい業務の範囲が整理できているか

• 成果の指標（KPI）を一緒に決めてくれるか

• 報告やデータ共有の体制があるか

• 改善の提案までしてくれるか

• 採用マーケティングの視点を持っているか

 

同じ「採用代行」でも、依頼する会社によって得られる成果はまったく変わります。料金だけで選ばないことが、何より大切です。

採用代行が向いている企業・向いていない企業

採用代行は効果の大きい選択肢ですが、すべての企業に最適とは限りません。まず、自社が「向いている状態」にあるかを見極めることが、効果を最大にする第一歩です。この章では、実際のご支援の現場から見えてきた判断基準を整理します。特に、会社名がまだ広く知られていない中小企業ほど読んでいただきたい内容です。

向いている企業の特徴

採用代行の効果が出やすいのは、次のような企業です。特に、中小企業によく当てはまります。

• 年間の採用人数が5名以上ある企業：採用が継続的に発生するため、やり方を見直す効果が出やすい

• 採用担当者が足りていない企業：現場責任者や総務が兼任していると、肝心の方針を考える時間が取れず、そこが詰まりの原因になりやすい

• 採用コストが膨らんでいる企業：人材紹介への依存や媒体の多重出稿で費用が増えているなら、見直す余地が大きい

• 応募はあるのに採用に結びつかない企業：応募の質や選考の流れに課題があるケースで、改善で大きく変わりやすい

• これから組織を拡大していく企業：採用を「再現できる状態」にしておくのに最適なタイミング

 

特に地方の中小企業は、そもそも会社名を知られていないという前提からスタートします。だからこそ、「どう知ってもらい、どう魅力を伝えるか」を一緒に組み立ててくれる採用代行の価値が大きくなります。

向いていない企業の特徴

一方で、採用代行が最適とは言いにくいケースもあります。

• 年間の採用人数が極端に少ない企業：単発採用だけなら、成功報酬型の人材紹介のほうが合理的なこともあります

• 採用方針がまだ固まっていない企業：どんな人がほしいのかがあいまいだと、外部のパートナーも力を発揮しづらいのが実情です

• すべてを丸投げしたいと考えている企業：採用代行は一緒に進めることで成果が出るため、完全な外注のつもりだと期待とのズレが生まれます

 

大事なのは、採用を「外に出す」のではなく「一緒に良くしていく」と捉えられるかどうかです。

導入を判断するためのセルフチェック

検討にあたって、次の項目に「はい」がいくつ当てはまるかを確認してみてください。

• 採用活動に十分な時間を割けていない

• 採用コストが年々増えている

• 媒体ごとの効果が測れていない

• 面接日程の調整や応募者対応が遅れがち

• 採用の基準が言葉になっていない

• これから採用人数を増やす予定がある

 

3つ以上当てはまるなら、採用のやり方に見直す余地がある可能性が高いと言えます。5つ以上なら、採用代行で状況が大きく変わる可能性があります。当てはまる項目が多い方は、「導入するかどうか」よりどこを任せると一番効くかから考えると、話が早く進みます。

採用代行を導入するまでの流れ

採用代行は「とりあえず契約する」ものではなく、事前の準備で成果が大きく変わるサービスです。任せる前にどれだけ整理できているかで、得られる結果はかなり違ってきます。ここでは、導入前に押さえておきたい4つのステップを順番に解説します。

STEP1：採用課題を整理する

最初にやるべきは、自社の採用課題を具体的に言葉にすることです。応募が集まらないのか、応募はあるが通過率が低いのか、内定の承諾率が低いのか、それとも担当者の手が足りないのか。課題によって打ち手はまったく変わります。ここがあいまいなまま依頼すると、「なんとなく支援してもらっているが成果が見えない」状態に陥りがちです。応募数、通過率、採用単価、採用期間といった数字で現状を押さえておくと、改善のポイントがはっきりします。

STEP2：委託する範囲を決める

次に、どこまでを外部に任せるかを決めます。応募者対応だけの部分委託、媒体運用まで含む実務支援、方針づくりから改善提案まで含む伴走型。任せ方の幅は会社によって大きく違います。ここでのコツは、自社で担う部分と外に任せる部分を線引きすることです。たとえば面接や最終判断は社内に残し、応募を集める部分やデータ分析を任せる、という分け方が一般的です。範囲がはっきりすると、費用が成果に見合っているかも判断しやすくなります。

STEP3：パートナーを選ぶ

採用代行の成果は、どの会社と組むかで大きく変わります。比べるときは、価格だけでなく次の点を確認してください。

• 自社と同じ業界での支援実績があるか

• 採用マーケティングの視点を持っているか

• 改善の提案までしてくれるか

• 報告の体制が明確か

• 担当者との相性は良いか

 

ここでも大切なのは、価格の安さより、自社の採用に本気で向き合い、改善の提案までしてくれるかどうかを見極めることです。

STEP4：KPIを決めて改善を回す

導入してからが本番です。応募数、応募単価、書類通過率、面接通過率、内定承諾率、採用単価、採用期間といった指標を決め、毎月見直していくことで成果が積み上がっていきます。採用代行は「入れて終わり」ではなく、続けて改善することで効いてくるサービスです。定例の打ち合わせやレポートで改善点を見える化し、次の一手を決めていく。最終的に目指すのは、採用が偶然ではなく再現できる仕組みになっている状態です。

よくある質問（FAQ）

採用代行を検討される際、特にご相談の多い質問にお答えします。

Q. 人材紹介と何が違うのですか？

人材紹介は「候補者を紹介してくれる」サービスで、採用が決まったときに成功報酬が発生します。一方の採用代行は「採用のやり方そのものを一緒に進める」サービスで、月額固定や業務委託型が中心です。すぐに1人ほしいなら人材紹介、採用の仕組みを立て直したいなら採用代行、という使い分けが基本になります。

Q. 一部の業務だけ委託することはできますか？

はい、できます。採用代行は必要な業務だけを切り出して任せられるのが特徴です。面接日程の調整だけ、媒体運用だけ、スカウト配信だけ、応募者対応だけ、といった部分委託も選べます。初めて導入する場合は、まず一部から始めて、成果や相性を見ながら範囲を広げていくと安心です。どこが自社のボトルネックかをはっきりさせたうえで範囲を決めるのがコツです。

Q. どのくらいの期間から依頼できますか？

契約期間は会社によって異なりますが、3か月〜6か月を前提とするケースが多い傾向にあります。採用は方針づくりから応募集め、選考、内定までに一定の時間がかかるため、短期間では成果が見えにくいからです。一方で、繁忙期だけのスポット支援や、応募者対応だけの短期委託に対応している会社もあります。自社の採用スケジュールに合わせて、無理のない期間で組むのがおすすめです。

まとめ：採用代行は「外注」ではなく、採用力を高める投資

ここまで見てきたとおり、採用代行は単なる業務の肩代わりではありません。採用のやり方を整え、成果を再現できるものに変えていくための選択肢です。

 

応募が来ない、採用コストが高い、担当者が疲れきっている。こうした悩みは、現場の頑張りが足りないからではなく、採用のやり方そのものに原因があることが少なくありません。実際、世の中には「集客は利益を生むもの、採用はただのコスト」という見方が根強くあります。けれど、採用がうまくいくかどうかは会社の未来を左右します。本来は、コストではなく投資として向き合うべきものです。

 

採用代行をうまく使えば、採用にかかるお金が最適化され、スピードが上がり、応募の質が高まり、採用が人に依存しない状態になり、数字にもとづいて改善できるようになります。大事なのは「外に任せること」そのものではなく、採用を会社の力として育てていく視点を持てるかどうかです。

 

もし今、「採用が思うように進まない」「どこに課題があるのか分からない」「今のやり方が正しいのか不安だ」と感じているなら、一度立ち止まって現状を整理することをおすすめします。スリーカウントでは、採用課題の可視化と改善ポイントの整理を行う30分の無料コンサルティングをご用意しています。無理な営業は一切なく、まずは現状の課題を整理し、どこに改善の余地があるのかを客観的にお伝えします。採用を「なんとなく続ける」状態から「成果を出す」状態へ。その第一歩を、一緒に踏み出しましょう。